Strategie

Digitalisierung im HR – Mehr als nur eine technische Umstellung!

Juni 2, 2025 /

Montagmorgen in der HR-Abteilung: Die IT benötigt Personalinfos, Controlling will eine Skillübersicht, die Geschäftsleitung wartet auf eine Fluktuationsanalyse – und Sie durchforsten wieder Excel und Papierakten. Sie kennen das? Corona und Homeoffice haben eines unmissverständlich gezeigt: Wer in Krisenzeiten schnell reagieren will, braucht strukturierte, zentral verfügbare Mitarbeiterdaten – in Echtzeit. Was früher Tage dauerte oder gar nicht möglich war, ist heute Standarderwartung.

Ein erster Schritt – aber ohne Zielbild?

Wie viele Unternehmen haben auch wir zu Beginn klar definierte Anforderungen:

  • zentrale Mitarbeiterverwaltung
  • digitales Onboarding & Offboarding
  • Skillmanagement zur Entwicklung
  • DSGVO-Konformität
  • Cloud-Entlastung für die IT
  • ein vertretbares Kostenmodell

Unsere Wahl fiel auf rexx Systems. Die Einführung verlief technisch reibungslos – doch dann zeigten sich strategische Lücken.

Der strategische Fehler: Digitalisierung ohne Strategie

Ein neues Tool allein ist kein Fortschritt. Digitalisierung ist kein Projekt, sondern Teil einer übergreifenden HR-Digitalstrategie. Wir stellten uns zu spät die entscheidenden Fragen:

  • Welche Systeme existieren bereits?
  • Wie integrieren wir neue Tools in die bestehende Landschaft?
  • Was ist unser „führendes System“?
  • Welche Schnittstellen brauchen wir wirklich?
  • Wie nutzen wir unsere Daten strategisch?

Unser Systemmix führte zu Medienbrüchen, doppelter Pflege und Reibungsverlusten.

Digitalisierung ist Haltung – keine Technik

Erst als der Bedarf an validen Daten für Skill-Analysen, Reports und strategische Entscheidungen stieg, wurde klar: Technik ist nur Werkzeug.

Unsere Learnings:

  • Ohne Prozessarchitektur kein Mehrwert
  • Schnittstellen sind entscheidend für Skalierbarkeit
  • Stakeholder-Einbindung ist Pflicht
  • Integration kostet meist mehr als Software

Laut dem Digital Office Index 2024 von Bitkom:

83 % der Unternehmen verfügen über eine Digitalstrategie – doch über 60 % fehlt es an digitaler Umsetzungskompetenz, insbesondere im Mittelstand.

Hier geht’s zum Originalbericht: Bitkom – Digital Office Index 2024

Ein deutliches Zeichen: Die Werkzeuge sind da – doch oft fehlt die Verbindung zur strategischen Unternehmensführung.

Reifegradmodell zur HR-Digitalisierung (für KMU)

Selbsttest: Wie reif ist Ihre HR-Digitalstrategie?

  • Haben Sie ein führendes HR-System definiert?
  • Arbeiten Ihre Tools nahtlos zusammen?
  • Gibt es Daten-Governance & klare Verantwortlichkeiten?
  • Nutzen Sie Ihre HR-Daten aktiv für Entscheidungen?
  • Sind alle relevanten Stakeholder eingebunden?

Fazit: Digitalisierung braucht Klarheit – nicht nur Klicks

HR-Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Wer Systeme einführt, ohne Prozesse, Menschen und Datenstrategie mitzudenken, wird schnell zum Verwalter von Insellösungen. Doch wer Digitalisierung ganzheitlich denkt – integriert, strategisch und menschlich – schafft echten Mehrwert: für Führung, Entwicklung und Unternehmenskultur.