Digitale Personalakte: Effizient, sicher, unverzichtbar – gerade für KMUs
Lange Zeit war die klassische Papierakte ausreichend. Doch mit wachsender Belegschaft, Homeoffice und zunehmender Dynamik im HR-Bereich stoßen Aktenschränke schnell an ihre Grenzen.
Wer schon einmal kurzfristig ein Dokument für eine Auswertung brauchte oder wissen wollte, wie viele Mitarbeitende im laufenden Jahr eingestellt wurden, kennt das Problem: Die Suche in der physischen Personalakte kostet Zeit, Nerven – und Produktivität.
Warum eine digitale Personalakte heute Standard sein sollte
Zugegeben: Manche Dokumente müssen nach wie vor im Original vorliegen – etwa im Streitfall zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch in 99 % der Fälle verstauben diese Papiere das ganze Jahr über im Schrank. Die wirklich relevanten Informationen müssen verfügbar sein – und zwar genau dann, wenn man sie braucht.
Ob es um Fluktuationsanalysen, die Vorbereitung von Entwicklungsgesprächen oder die Projektbesetzung basierend auf Skills geht: Die klassische Personalakte liefert hier schlicht keine belastbaren Daten mehr.
Unser Weg: Mit rexx systems zur ganzheitlichen HR-Digitalisierung
Für uns war klar: Wir brauchen ein System, das nicht nur Stammdaten speichert, sondern auch Skills, Verfügbarkeiten und HR-Prozesse abbilden kann. Unsere Wahl fiel auf rexx systems – damals vor allem wegen der überzeugenden Skillmatrix. Heute wäre die Auswahl sicherlich breiter, aber das Ziel bleibt gleich: Ein zentraler Ort für alle relevanten Personaldaten.
Worauf KMUs bei der Auswahl eines Systems achten sollten
Der Markt ist voll von HR-Systemen – doch welches passt wirklich? Diese Fragen helfen bei der Auswahl:
- Cloud oder On-Premise?
- DSGVO-Konformität – besonders bei sensiblen Mitarbeiterdaten
- Sicherheitskonzept – inkl. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen- und Rechteverwaltung
- Schnittstellenfähigkeit – HR steht selten allein: Recruiting-Tools, Zeiterfassung, Lohnabrechnung & Co. müssen reibungslos angebunden werden
Ein weiterer kritischer Punkt: Was soll das System leisten – heute und morgen?
- Welche Prozesse sollen digitalisiert werden (z. B. Onboarding, Zeugnisse, Urlaubsanträge)?
- Gibt es bereits bestehende Tools, die angebunden werden müssen?
- Gibt es ein führendes System (z. B. ERP)?
- Wie hoch sind die monatlichen Kosten pro Mitarbeitendem?
- Was kosten zusätzliche Module und deren Einführung?
Besonders wichtig: Das System sollte skalierbar sein. Neue Standorte, internationale Mitarbeitende oder hybride Arbeitsformen müssen abgebildet werden können – ohne das System neu zu denken.
Mehr als nur Akten: Digitale HR-Prozesse als Erfolgsfaktor
Unsere Anforderungen gingen weit über die reine Aktenführung hinaus. Uns war wichtig:
- Digitale Self-Services für Mitarbeitende (z. B. Stammdatenpflege, Urlaubsanträge, Lohnabrechnung)
- Automatisierte Erinnerungen (Probezeit-Ende, Vertragsfristen, Elternzeiten, Geburtstage)
- Abbildung von Weiterbildungspfaden, Skillmatrizen und Karriereleitern
- Flexible Rechte- und Rollenvergabe, um klare Workflows zu ermöglichen – ohne unnötige Admin-Rechte
- Integration in bestehende Tool-Landschaften
Ein weiteres Plus: Mitarbeitende haben über ein personalisiertes Dashboard Einsicht in ihre Daten. Das schafft Transparenz, stärkt das Vertrauen – und reduziert Rückfragen im HR-Alltag.
Rechtssicherheit und Compliance im Fokus
Die digitale Akte hilft nicht nur bei der Effizienz – sie ist auch ein Instrument zur rechtssicheren Dokumentation. Abmahnungen, Zielvereinbarungen oder Gesundheitsmanagement-Maßnahmen lassen sich revisionssicher speichern und im Bedarfsfall schnell abrufen. Das gibt Geschäftsführern und HR-Leitungen zusätzliche Sicherheit.
Mehr Freiraum fürs Wesentliche
Die Digitalisierung entlastet die Personalabteilung in ihrem operativen Alltag – und schafft Raum für das, was wirklich zählt: strategische Personalarbeit. So bleibt mehr Zeit für Mitarbeiterentwicklung, Kulturarbeit oder den Aufbau von Talenten.
Der Mensch bleibt im Mittelpunkt – auch bei der Einführung
Klar ist: Der Wechsel zur digitalen Personalakte ist nicht nur eine Systemumstellung, sondern auch ein kultureller Wandel. Deshalb setzen wir auf gezielte Kommunikation, transparente Pilotphasen und Schulungen – um alle Mitarbeitenden mitzunehmen und Akzeptanz zu schaffen.
Fazit
Die digitale Personalakte ist kein Nice-to-have, sondern ein entscheidender Schritt für professionelle Personalarbeit – auch (oder gerade) in kleinen und mittleren Unternehmen. Sie schafft Transparenz, entlastet die HR-Abteilung, erhöht die Rechtssicherheit und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen.
Wer jetzt nicht digitalisiert, verwaltet weiter – statt zu gestalten.
