Digitale Self Services im HR – Mehr Effizienz, weniger Zettelwirtschaft
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen gleicht die HR-Abteilung einem Drehkreuz für Änderungsanträge, E-Mails, Rückfragen – und viel Papierkram.
Doch was wäre, wenn Mitarbeitende viele ihrer Anliegen selbst und unkompliziert erledigen könnten – und HR nur noch überprüft und freigibt?
Genau das leisten digitale Self Services: Sie entlasten die Personalabteilung, erhöhen die Datenqualität und verbessern gleichzeitig das Mitarbeitererlebnis.
Mehr Eigenverantwortung – weniger Rückfragen
Als HR-Generalist war es mir besonders wichtig, nicht jedem einzelnen Datensatz hinterherlaufen zu müssen. Deshalb haben wir eine ganze Reihe an Self Services im Mitarbeiterportal eingeführt – von einfachen Stammdatenänderungen bis hin zu Zeugnisanforderungen:
Mitarbeitende konnten u. a. folgende Angaben selbstständig aktualisieren oder beantragen:
- Geburt eines Kindes
- Umzug (Adresse)
- Wechsel der Krankenkasse
- Änderung der Bankverbindung
- Neue Telefonnummer
- Notfallkontakte
- Anforderung eines Zwischenzeugnisses
- Persönliche Daten wie Konfession, Familienstand, Titel
- Profilbild ändern
Zusätzlich konnte angegeben werden, ab wann die jeweilige Änderung gültig sein soll. Das HR-Team erhielt die Information direkt im System, prüfte sie – und gab sie frei. Was vorher per Zettel, formloser E-Mail oder manchmal gar nicht bei uns ankam, war jetzt sauber strukturiert und rechtssicher dokumentiert.
Erweiterte Self Services für den HR-Alltag
Neben den Stammdaten bildeten wir auch klassische HR-Prozesse wie Urlaubsanträge, Elternzeit oder Krankmeldungen digital ab:
- Urlaubsanträge inkl. automatisierter Genehmigungsprozesse
- Upload von Krankmeldungen mit Attest
- Beantragung von Sonderurlaub oder Elternzeit
- Übersicht über genehmigte und verbleibende Urlaubstage
Diese Erweiterung brachte einen spürbaren Zeitgewinn – sowohl für HR als auch für die Fachbereiche.
Mobil verfügbar – auch im Homeoffice oder unterwegs
Die Self Services waren nicht nur über das Intranet, sondern auch mobil per App erreichbar. Das war gerade in Zeiten von Remote Work und für Außendienstmitarbeitende ein echter Pluspunkt. Änderungen konnten jederzeit eingereicht und verfolgt werden – auch von unterwegs.
Auch Führungskräfte profitieren
Nicht nur Mitarbeitende, auch Führungskräfte wurden durch Self Services entlastet. Sie hatten rollenbasierten Zugriff auf relevante Informationen ihrer Teams und konnten z. B.:
- Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen
- Team-Abwesenheiten überblicken
- Geburtstage und Jubiläen einsehen
Damit wurde der gesamte Informationsfluss transparenter – und Entscheidungen schneller.
Der Wandel braucht Geduld – aber er lohnt sich
Ja, zu Beginn war die Akzeptanz nicht bei allen hoch. Doch mit klarer Kommunikation und konsequenter Umsetzung wurde der Self-Service zur Normalität. Wer seine Daten ändern wollte, musste den offiziellen Weg gehen – und merkte schnell: Das funktioniert reibungslos.
Ein zusätzlicher Mehrwert: Über einen DATEV-Connector wurden die finalen Änderungen direkt ans Steuerbüro übermittelt – ohne weiteren manuellen Zwischenschritt.
Fazit
Digitale Self Services sind ein echter Gamechanger für jede HR-Abteilung – auch (oder gerade) im KMU-Umfeld. Sie entlasten das Personalteam, erhöhen die Datenqualität, machen HR-Prozesse transparenter und stärken die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und Führungskräfte.
Mehr Selbstservice bedeutet: mehr Zeit für das, was wirklich zählt – die Menschen.
