Preboarding – der unterschätzte Erfolgsfaktor vor dem ersten Arbeitstag
Warum Preboarding mehr ist als „Papierkram“
Zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag vergeht oft wertvolle Zeit – manchmal Wochen, manchmal Monate. Genau in dieser Phase entscheidet sich, ob ein neuer Mitarbeitender wirklich motiviert startet oder bereits innerlich abspringt.
Preboarding ist kein „Nice to have“, sondern ein strategisches Werkzeug für Retention, Engagement und Produktivität – und ein klares Signal: Wir freuen uns auf dich und nehmen deinen Einstieg ernst.
Was neue Mitarbeitende in dieser Phase wirklich brauchen?
Wer als neuer Kollege oder Kollegin gut vorbereitet, informiert und eingebunden ist, kommt mit einem ganz anderen Gefühl ins Unternehmen. Viele berichten jedoch von Funkstille, chaotischer IT, fehlenden Ansprechpartnern – und von ersten Zweifeln, noch bevor sie überhaupt anfangen konnten.
Ein gutes Preboarding verhindert genau das: Es sorgt für Klarheit, Verlässlichkeit und ein Gefühl von Willkommensein.
Struktur schafft Sicherheit – auch hinter den Kulissen
Jede beteiligte Person sah in ihrem Workflow nur die für sie relevanten Aufgaben – sobald ein Schritt abgeschlossen war, erhielt der Nächste automatisch eine Benachrichtigung. So konnten wir Engpässe früh erkennen und flexibel reagieren.Ich habe einen digitalen Preboarding-Prozess entwickelt, der alle Beteiligten im Unternehmen einbindet: HR, IT, Fachbereiche, Mentoren, Teamleitungen. Ziel war, jederzeit den Überblick zu behalten:
- Welche Aufgaben sind offen?
- Wo hakt es gerade – und warum?
- Wer braucht welche Information – und wann?
Der Workflow startete mit der Eingabe der neuen Mitarbeiterdaten in unser HR-System (rexx) und lief dann automatisiert durch klar definierte Stationen:
- Festlegung von Hardware und Software (je nach Rolle – Entwickler, Azubi etc.)
- Platzzuweisung im Büro und Teamzuordnung
- Benennung des Mentors
- Anlegen der IT-Zugänge (AD, Exchange, Power BI, Telefonnummern etc.)
- Einrichten von Zeiterfassung, ERP-Zugängen
- Abfrage von Resturlaub beim alten Arbeitgeber
- Versand eines digitalen Personalbogens
Kommunikation auf Augenhöhe – mit persönlicher Note
Im Laufe der ersten Monate haben wir den Prozess mehrfach angepasst – basierend auf dem Feedback der Beteiligten. Dabei wurde schnell klar: Standardisierung allein reicht nicht. Es braucht auch persönliche Touchpoints.
Zwei Wochen vor dem Start bekam jeder neue Mitarbeitende eine handgeschriebene Postkarte mit den wichtigsten Informationen:
- Wo soll ich mich melden?
- Wann geht es los?
- Wer ist mein Ansprechpartner?
Das mag simpel wirken – hat aber große Wirkung. In einer IT-geprägten Welt war diese Geste oft überraschend positiv.
Dazu kam unsere individuell gepackte Willkommensbox, gefüllt mit hochwertigen, nützlichen Kleinigkeiten (z. B. Moleskine-Notizbuch, Kugelschreiber, Firmenmerch), die Wertschätzung vermitteln – bevor das eigentliche Arbeitsverhältnis beginnt.
Digitale Unterstützung für Übersicht und Skalierbarkeit
Unser Preboarding-Prozess lief über ein Workflow-System im HR-Tool, das automatisch To-dos generierte und Erinnerungen versandte. Vertretungsregelungen waren direkt hinterlegt, damit auch bei Urlaub oder Krankheit keine Aufgabe liegen blieb.
Optional denkbar – und in Zukunft sinnvoll – wäre auch ein Self-Service-Portal für neue Mitarbeitende mit FAQ, Teamvorstellung und Informationen zum ersten Arbeitstag.
Kein Start bei null – sondern mit echtem Vorsprung
Durch das strukturierte Preboarding war sichergestellt, dass am ersten Arbeitstag wirklich alles bereitstand: Technik, Accounts, Ansprechpartner, Platz, Projektinformationen.
Viele neue Kolleginnen und Kollegen berichteten, dass sie bei früheren Arbeitgebern in der ersten Woche nicht einmal ein funktionierendes Laptop hatten – und entsprechend verloren starteten.
Nicht so bei uns: Der neue Mitarbeitende kommt mit einem klaren Ablauf, vorbereitetem Umfeld und echtem Willkommensgefühl.
Der nächste Schritt: Onboarding
Ein gutes Preboarding endet nicht am ersten Arbeitstag – es geht über in ein strukturiertes Onboarding, das Integration, Feedback und persönliche Entwicklung fördert.
Wie dieser Übergang gelingt, erfahren Sie im nächsten Artikel.
Fazit
Preboarding ist keine Formalie – sondern die erste echte Erfahrung, die jemand mit Ihrem Unternehmen macht. Wenn Sie hier überzeugen, bauen Sie Vertrauen auf, senken Fluktuation und steigern die Leistungsfähigkeit von Anfang an.
Es ist der erste Beweis, dass Ihre Unternehmenskultur nicht nur auf der Website existiert – sondern gelebt wird.
