Wenn Digitalisierung zur Spaghetti-Landschaft wird

Warum viele HR-Systemlandschaften eher historisch gewachsen als strategisch gebaut sind

In Gesprächen mit HR- und IT-Teams fällt mir immer wieder ein Muster auf.

Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in Digitalisierung.
Neue Systeme werden eingeführt.
Tools werden ergänzt.
Prozesse werden „digitalisiert“.

Schaut man sich die Realität genauer an, entsteht dabei jedoch oft etwas ganz anderes als eine klare Systemarchitektur.

Es entsteht eine Landschaft.

Oder präziser gesagt:

eine Sammlung historischer Entscheidungen.

Ein Tool, weil ein Prozess nicht mehr funktionierte.
Ein anderes, weil jemand gute Erfahrungen aus einer früheren Firma mitgebracht hat.
Ein drittes, weil Excel irgendwann an seine Grenzen kam.

Alles einzeln betrachtet nachvollziehbar.

Nur entsteht über Jahre etwas, das niemand wirklich geplant hat.

Eine HR-Systemlandschaft,
die eher an einen Teller Spaghetti erinnert als an eine Architektur

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Wenn Systeme anfangen miteinander zu reden – irgendwie

Sobald mehrere Systeme existieren, entsteht automatisch das nächste Thema:

Schnittstellen.

In der Theorie laufen Daten automatisiert zwischen Systemen.
In der Praxis sieht das häufig deutlich pragmatischer aus.

Export.
Upload.
Dateien.

CSV ist vermutlich eines der meistgenutzten Integrationswerkzeuge moderner Unternehmen.

Das funktioniert – zumindest meistens!

Bis jemand eine Spalte verändert.
Ein Feld umbenannt wird.
Oder eine Datei zu spät hochgeladen wird.

Dann beginnt die Fehlersuche.

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Eine typische Situation

Eine Situation zeigt dieses Muster ziemlich gut.

In einer Diskussion über HR-Daten kam irgendwann eine einfache Frage auf:

„Wo liegen eigentlich unsere HR-Stammdaten?“

Die Antworten waren erstaunlich vielfältig.

„Im HR-System.“
„Teilweise im ERP.“
„Ein Teil kommt aus der Zeiterfassung.“
„Und einige Daten laufen über Schnittstellen.“

Nach kurzer Zeit wurde klar:

Es gibt mehrere Systeme, die gleichzeitig als Quelle der Wahrheit gelten.

Ein Klassiker.

Und ein deutliches Zeichen dafür, dass hier kein technisches Problem vorliegt – sondern ein strukturelles..

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Das eigentliche Problem ist selten Technologie

Die meisten Systeme funktionieren.

Die Software ist selten das Problem.

Das Problem liegt meistens woanders:

Verantwortung und Architektur.

Wer ist fachlich verantwortlich für ein System?
Wer kennt die Funktionen wirklich?
Wer entscheidet über Weiterentwicklungen?

In vielen Organisationen verschwimmen diese Rollen.

Fachbereiche nutzen Systeme.
IT betreibt Schnittstellen.
Und das Wissen verteilt sich auf einzelne Personen.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, verschwindet manchmal auch ein Teil des Systemverständnisses.

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Die stille Ressource im Unternehmen

In fast jeder Organisation gibt es Menschen, die wissen, „wie es wirklich läuft“.

Sie kennen Sonderfälle.
Workarounds.
Und die Excel-Listen im Hintergrund.

Dieses Wissen steht selten in Dokumentationen.

Es lebt in Köpfen.

Solange diese Menschen da sind, funktioniert das System.

Wenn sie gehen, beginnt die Archäologie.

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Der eigentliche Anfang von Digitalisierung

Digitalisierung beginnt nicht mit Tools.

Sie beginnt mit Klarheit.

Klarheit über Prozesse.
Klarheit über Verantwortlichkeiten.
Und Klarheit darüber, welches System wirklich gebraucht wird.

Der Rest ist Software.

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Digitalisierung und Silos

Ein weiteres Muster taucht häufig auf:

Silodenken.

„Hier endet mein Bereich.“
„Das macht die IT.“
„Das gehört zu HR.“
„Das ist Aufgabe der Fachabteilung.“

Jeder erfüllt seine Aufgabe.

Aber das Gesamtsystem gehört niemandem.

Die Folge ist paradox.

Digitalisierung soll Prozesse vereinfachen.

Wenn Systeme jedoch isoliert wachsen, entsteht das Gegenteil:

mehr Abstimmung
mehr Schnittstellen
mehr E-Mails
mehr manuelle Arbeit

Digitalisierung produziert dann zusätzliche Komplexität.

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Fazit

Viele Unternehmen glauben, sie digitalisieren.

In Wirklichkeit sammeln sie Tools.

Jedes neue System löst ein Problem –
und schafft zwei neue Schnittstellen.

Was dabei entsteht, ist selten eine Architektur.

Es ist eine Landschaft aus Workarounds, Datenexporten und Einzelwissen.

Oder einfacher gesagt:

eine Spaghetti-Landschaft.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

„Welches Tool fehlt uns noch?“

Die entscheidende Frage lautet:

Wie soll unser System eigentlich funktionieren?

Denn echte Digitalisierung beginnt nicht mit Tools.

Sie beginnt mit Architektur.

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📚 Quellen

Quellen & weiterführende Informationen

• Gartner
  Application Portfolio Management
  Gartner for Information Technology (IT) Leaders